Національне агентство України з питань державної служби опублікувало роз’яснення від 30 жовтня 2020 року №123-р/з щодо можливості встановлення гнучкого графіку державному службовцю.

Наказом НАДС від 31 липня 2020 року № 143-20, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 09 жовтня 2020 року за № 984/35267, внесено зміни до Типових правил внутрішнього службового розпорядку, затверджених наказом НАДС від 03 березня 2016 року № 50, (далі – Типові правила), які дають можливість встановлювати державним службовцям гнучкий режим робочого часу, який є відмінним від визначеного правилами внутрішнього службового розпорядку режиму роботи державного органу.

Гнучкий режим робочого часу може встановлюватись на визначений строк або безстроково з урахуванням необхідності дотримання норми робочого часу, передбаченого Законом (40 годин на тиждень), або тривалості встановленого для державного службовця неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня).

Гнучкий режим робочого часу може бути фіксованим або змінним.

При фіксованому режимі робочого часу державного службовця визначається початок і кінець робочого часу, час початку і закінчення перерви для відпочинку і харчування. При цьому державному службовцю може визначатись відмінна від встановленої у державному органі тривалість роботи по днях тижня, а також поділ робочого дня на частини.

Окрім зміщення початку та закінчення робочого дня державного службовця на відповідну кількість годин відносно режиму роботи державного органу, 40 годинний робочий тиждень може бути з різною тривалістю роботи по днях, наприклад:

приклад 1

понеділок – з 08:00 до 18:00, перерва з 12:00 до 12:45 (тривалість роботи 9 годин 15 хвилин);

вівторок – з 09:00 до 20:00, перерва з 13:00 до 14:00 (тривалість роботи 10 годин 00 хвилин);

середа – з 09:00 до 19:00, перерва з 13:00 до 13:45 (тривалість роботи 9 годин 15 хвилин);

четвер – з 13:00 до 19:00, перерва з 16:00 до 16:30 (тривалість роботи 5 годин 30 хвилин);

п’ятниця – з 07:30 до 14:00, перерва з 11:00 до 11:30 (тривалість роботи 5 годин 00 хвилин);

приклад 2

понеділок – з 08:00 до 20:00, перерва з 13:30 до 14:30 (тривалість роботи 11 годин 00 хвилин);

вівторок – з 07:30 до 20:00, перерва з 12:00 до 16:00 (тривалість роботи 8 годин 30 хвилин);

середа – вихідний;

четвер – з 08:00 до 20:00, перерва з 13:30 до 14:30 (тривалість роботи 9 годин 00 хвилин);

п’ятниця – з 07:30 до 20:00, перерва з 12:00 до 15:00 (тривалість роботи 8 годин 30 хвилин).

При змінному режимі робочого часу державного службовця відсутній фіксований початок, кінець і тривалість робочого дня, на державного службовця не поширюється встановлена у державному органі тривалість роботи по днях тижня. При цьому за потреби можуть визначатися періоди часу, в які державний службовець зобов’язаний бути присутнім на робочому місці. При змінному режимі робочого часу державного службовця є обов’язковим облік щоденної тривалості його робочого дня.

Враховуючи зазначене, Типовими правилами передбачено, що такий режим робочого часу може встановлюватися лише у тому державному органі де запроваджений автоматизований облік робочого часу. Використовуючи відомості такого автоматизованого обліку державний службовець, який працює за змінним режимом робочого часу, зобов’язаний самостійно контролювати загальну тривалість свого робочого часу протягом тижня з метою недопущення її перевищення.

Звертаємо увагу, що відповідно до положень статті 56 Закону робота понад установлену тривалість робочого дня здійснюється для виконання невідкладних або непередбачуваних завдань на підставі наказу (розпорядження) керівника державної служби оформленого в установленому порядку. Тому, у разі відпрацювання державним службовцем більшої кількості годин, ніж це передбачено наказом (розпорядженням) про встановлення йому гнучкого режиму робочого часу, та відсутності належно оформленого наказу (розпорядження) про вихід на роботу для виконання невідкладних або непередбачуваних завдань, такому державному службовцю не може бути здійснено компенсацію передбачену частиною четвертою зазначеної статті Закону.

Також при встановлені гнучкого режиму робочого часу (змінного та за потреби фіксованого) рекомендується здійснювати облік робочого часу щодо таких державних службовців із зазначенням фактично відпрацьованого робочого часу у годинах.

Згідно з оновленими Типовими правилами державний службовець може ініціювати питання щодо встановлення йому гнучкого режиму робочого часу перед безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу.

Зазначене рекомендуємо здійснювати шляхом оформлення письмової заяви відповідного державного службовця, що містить відмітки про погодження його безпосереднього керівника та керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності). У такій заяві доцільно зазначити:

• відповідний вид гнучкого режиму робочого часу;
• час початку і закінчення роботи, час початку і закінчення перерви для відпочинку і харчування (у разі застосування фіксованого режиму робочого часу);
• період, на який має бути встановлено гнучкий режим робочого часу;
• норму тривалості робочого часу (при необхідності встановлення неповного робочого дня або неповного робочого тижня).

При узгодженні часу початку і закінчення роботи необхідно враховувати те, що згідно з пунктом 4 розділу III Типових правил перерва, що надається для відпочинку і харчування, встановлюються для державного службовця з урахуванням гнучкого режиму робочого часу такого державного службовця. Така перерва повинна надаватись, як правило, через чотири години після початку роботи. Тривалість перерви для відпочинку і харчування становить, як правило, 45 хвилин. Перерва не включається в робочий час, і державний службовець може використовувати її на свій розсуд. На цей час він може відлучатися з місця роботи.

Крім того, при погодженні встановлення державному службовцю змінного режиму робочого часу та визначенні періоду часу, в які він зобов’язаний бути присутнім на робочому місці, безпосередній керівник має поінформувати службу управління персоналом державного органу про такий період часу для його фіксації у відповідному наказі. Зазначене можна здійснити, зокрема, шляхом створення резолюції на відповідній заяві.

Після обговорення умов гнучкого режиму та погодження відповідної заяви служба управління персоналу державного органу готує проект наказу (розпорядження), який подається керівнику державної служби для прийняття остаточного рішення.

Під час узгодження умов гнучкого режиму робочого часу, підготовки проекту наказу (розпорядження) та при прийнятті відповідного рішення керівником державної служби обов’язково необхідно враховувати:

– заборону включення до робочого часу нічного часу, визначеного законом, якщо інше не передбачено законом;

– необхідність забезпечення належного функціонування державного органу у межах встановленого режиму роботи (надання послуг, прийом громадян, приймання та відправлення кореспонденції тощо);

– забезпечення належної взаємодії структурних підрозділів державного органу;

– створення умов для сумлінного і професійного виконання державним службовцем своїх посадових обов’язків;

– потребу в ефективній організації робочого часу державного службовця, збільшенні продуктивності та якості його роботи, враховуючи особливості роботи у певній місцевості, зокрема такі, як години пікової завантаженості транспортних шляхів, значну віддаленість місця роботи від місця проживання державного службовця, режими роботи закладів дошкільної та загальної середньої освіти;

– інші особливості роботи державного органу, зокрема нерівномірний обсяг навантаження на державного службовця впродовж дня (тижня), коли основний обсяг робіт припадає на початок чи кінець робочого дня або виходить за його межі.

Наказ (розпорядження) про встановлення державному службовцю гнучкого режиму робочого часу, з метою уникнення можливих непорозумінь у майбутньому, має містити усі істотні умови відповідно до переліку наведеного у пункті 3 Типових правил. Зразки наказів про встановлення фіксованого та змінного гнучкого режиму робочого часу додаються.

Зазначений наказ (розпорядження) доводиться до відома державного службовця та його безпосереднього керівника обов’язково до початку застосування гнучкого режиму робочого часу.

Окремо звертаємо увагу, що для впровадження у державному органі зазначеного інструменту, до правил внутрішнього службового розпорядку конкретного державного органу у встановленому порядку мають бути внесені відповідні зміни. Алгоритм дій для затвердження змін до таких Правил, зокрема в умовах карантину, наведений у роз’ясненні НАДС від 20 березня 2020 року № 87-р/з, розміщеному на офіційному веб-сайті НАДС.

Під час застосування гнучкого режиму робочого часу НАДС наголошує на відповідальності державного службовця за якісне, ефективне та результативне виконання завдань за посадою та дотримання визначеного режиму робочого часу; відповідальності безпосереднього керівника, керівника самостійного структурного підрозділу та служби управління персоналом за врахування всіх передбачених Типовими правилами умов при встановленні гнучкого режиму робочого часу державному службовцю, за дотримання правил внутрішнього службового розпорядку, вимог законодавства про працю та державну службу в державному органі; відповідальності керівника державної служби у державному органі за організацію діяльності такого органу, належне функціонування державного органу у межах встановленого режиму роботи, ефективну організацію робочого часу державних службовців, збільшенні продуктивності та якості їх роботи з огляду на особливості роботи відповідного органу.

Зразок наказу про встановлення гнучкого (змінного) режиму робочого часу

Зразок наказу про встановлення гнучкого (фіксованого) режиму робочого часу

 Посилання на публікацію https://nads.gov.ua/npas/shchodo-mozhlivosti-vstanovlennya-gnuchkogo-grafiku-derzhavnomu-sluzhbovcyu