Бухгалтерам до відома

04.05.2022

З 27 квітня змінилися правила організації діловодства та архівного зберігання документів 

Мін’юст вніс зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

27 квітня 2022 року набрав чинності наказ Мін’юсту від 21.04.2022 р. №1581/5.

Ним затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Що саме змінилося?

Змінами до Правил, зокрема:

  1. Уточнено, що служба діловодства – це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.

Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.

Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.

  1. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
  2. Змінено вимоги до позначення «Найменування установи» в документах.

Найменування установи – автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.

  1. Прописано, що обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
  2. Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

  1. У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства та інструкції з діловодства установи.

 У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).

  1. Уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа.
  2. Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.
  3. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Індексувати зарплату у травні будемо за новими коефіцієнтами!

 У травні процентні ставки індексації для всіх роботодавців будуть новими. Оскільки індекс інфляції за березень перевищив поріг 103%. Дехто через це буде індексувати зарплату вперше

Незважаючи на воєнний стан, обов’язок індексувати зарплату працівників залишається. Тому, тим працівникам, які отримають зарплату (навіть в умовах часткової зайнятості), треба нарахувати індексацію.

Правила проведення індексації

Правила обчислення ІСЦ для проведення індексації та нарахування сум індексації визначено Порядком №1078.

Індексувати зарплату слід, коли розрахований ІСЦ перевищить поріг індексації (наразі 103%). ІСЦ має обчислюватися наростаючим підсумком.

Увага! В березні 2022 індекс інфляції становив 104,5%.

Тож з’явиться вперше обов’язок нарахування індексації у тих роботодавців, які збільшували оклади у грудні 2021 року та січні-лютому 2022 року, а для всіх інших будуть діяти нові збільшені коефіцієнти.

Також, працює правило, що зарплата індексується в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб.

У травні  2022 року поріг індексації не зміниться та становитиме 2481 грн, як у минулому місяці. Про це ми писали тут.

При підвищенні окладів значення індексу у місяці підвищення приймається за 1 або 100%. Місяць підвищення окладу неофіційно називається базовим та індексація в цьому місяці не проводиться. Але це тільки, якщо сума підвищення заробітної плати перевищить суму індексації.

Починаючи з наступного за базовим місяця наростаючим підсумком розраховується індекс для проведення подальшої індексації.

Якщо сума підвищення заробітної плати менша ніж сума індексації, яка складається на момент підвищення, то сума індексації у базовому місяці зменшується на суму підвищення зарплати. Різниця (теж неофіційно, за старими правилами) отримує назву фіксованої індексації, і нараховуватиметься до тих пір, доки оклад не зросте на суму, яка дорівнюватиме або перевищуватиме суму індексації (нової та фіксованої разом) в місяці підвищення.

Для підприємств i організацій, які перебувають на госпрозрахунку, слід пам’ятати про таке. Підвищення заробітної плати у зв’язку зі зростанням рівня інфляції провадиться у порядку, визначеному у колективних договорах, але не нижче від норм, визначених Законом про індексацію та Порядком №1078.

А ще Постановою №278 введені правила нарахування індексації у разі підвищення окладів не з 1 числа місяця. У такому випадку сума індексації визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно відпрацьованому часу. Ми про це писали тут.

Порядок розрахунку ІСЦ

У травні окремі роботодавці будуть нараховувати індексацію за новими процентами, а вперше будуть індексувати ті, які збільшили оклади у грудні  2021 року та у січні-лютому 2022 року.

Приклад 1. Підвищення окладів працівників відбулося в січні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за лютий – квітень 2021 р. становить: 1,034 = 1,01 × 1,017 × 1,007.

Розрахунок ІСЦ за травень-жовтень 2021 року становить: 1,013 × 1,002 × 1,001 × 0,998 × 1,012 × 1,009 = 1,035.

Розрахунок ІСЦ за листопад-грудень 2021 січень-лютий 2022 становить 1,008 × 1,006 × 1,013 × 1,016 = 1,044

Розрахунок ІСЦ за березень становить 104,5%

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися за новим коефіцієнтом 16,8%.

Максимальний розмір індексації буде становити 416,81 грн (2481 × 16,8 : 100).

Приклад 2. Підвищення окладів працівників відбулося в лютому  2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за березень-травень 2021 р. становить: 1,037 = 1,017 × 1,007 × 1,013.

Розрахунок ІСЦ за червень-грудень 2021 року становить: 1,036  = 1,002 × 1,001 × 0,998 × 1,012 × 1,009 × 1,008 × 1,006.

ІСЦ за січень-лютий 2022 року становить 1,013 × 1,016= 1,029

Розрахунок ІСЦ за березень становить 104,5%

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися за новим коефіцієнтом 15,6%.

Максимальний розмір індексації буде становити 387,04 грн (2481 × 15,6 : 100).

Приклад 3. Підвищення окладів працівників відбулося в березні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за квітень-вересень 2021 р. становить: 1,033 = 1,007 × 1,013 × 1,001 × 1,002 × 0,998 × 1,012.

ІСЦ за жовтень-грудень 2021 та січень 2022 року становить 1,036 = 1,013 × 1,008 × 1,009 × 1,006.

ІСЦ за лютий-березень 2022 року становить 1,016 × 1,045 = 1,061.

Коефіцієнт для травня  буде становити 13,7%.

Оскільки розмір ІСЦ за лютий-березень 2022 року перевищив поріг індексації (103%), тому у травні  2022 року проведення індексації буде здійснюватися виходячи з нового коефіцієнта в 13,7%.

Максимальний розмір індексації буде становити 339,90 грн (2481 × 13,7 : 100).

Приклад 4. Підвищення окладів працівників відбулося в квітні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за травень-жовтень становить: 1,013 × 1,002 × 1,001 × 0,998 × 1,012 × 1,009 = 1,035.

Розрахунок ІСЦ за листопад-грудень 2021 -лютий 2022 становить 1,008 × 1,006 × 1,013 × 1,016 = 1,044

Розрахунок ІСЦ за березень становить 104,5%

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися за новим коефіцієнтом 12,9%

Максимальний розмір індексації буде становити 320,05 грн (2481 × 12,9 : 100).

Приклад 5. Підвищення окладів працівників відбулося в травні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за червень-грудень становить: 1,002 × 1,001 × 0,998 × 1,012 × 1,009 × 1,008 × 1,006 = 1,036.

ІСЦ за січень-березень 2022 року становить 1,013 × 1,016 × 1,045 = 1,076

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ перевищив поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде проводитися  за новим коефіцієнтом 11,5.

Максимальний розмір індексації буде становити 285,32 грн (2481 × 11,5 : 100).

Приклад 6. Підвищення окладів працівників відбулося в червні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за липень-грудень становить: 1,001 × 0,998 × 1,012 × 1,009 × 1,008 × 1,006 = 1,034.

ІСЦ за січень-березень 2022 року становить 1,013 × 1,016 × 1,045 = 1,076

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ перевищив поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде проводитися  за новим коефіцієнтом 11,3%.

Максимальний розмір індексації буде становити 280,35 грн (2481 × 11,3 : 100).

 Приклад 7. Підвищення окладів працівників відбулося в липні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за серпень-грудень становить: 0,998 × 1,012 × 1,009 × 1,008 × 1,006 = 1,033.

ІСЦ за січень-березень 2022 року становить 1,013 × 1,016 × 1,045 = 1,076

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ перевищив поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде проводитися  за новим коефіцієнтом 11,2%

Максимальний розмір індексації буде становити 277,87 грн (2481 × 11,2% : 100).

Приклад 8. Підвищення окладів працівників відбулося в серпні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за вересень-грудень становить: 1,012 × 1,009 × 1,008 × 1,006 = 1,035.

ІСЦ за січень-березень 2022 року становить 1,013 × 1,016 × 1,045 = 1,076

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ перевищив поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде проводитися  за новим коефіцієнтом 11,4%

Максимальний розмір індексації буде становити 282,83 грн (2481 × 11,4 : 100).

Приклад 9. Підвищення окладів працівників відбулося в вересні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за жовтень-грудень та січень 2022 року становить: 1,009 × 1,008 × 1,006 × 1,013 = 1,036

ІСЦ за лютий-березень становить 1,016 × 1,045= 1,062

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ не перевищив поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде проводитися також за коефіцієнтом 10,0.

Максимальний розмір індексації буде становити 248,10 грн (2481 × 10,0 : 100).

Приклад 10. Підвищення окладів працівників відбулося в жовтні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за листопад-грудень та січень-лютий 2022 року становить: 1,008 × 1,006 × 1,013 × 1,016 = 1,044

Розрахунок ІСЦ за березень становить 104,5%

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися за новим коефіцієнтом 9,1%.

Максимальний розмір індексації буде становити 225,77 грн (2481 × 9,1 : 100)

Приклад 11. Підвищення окладів працівників відбулося в листопаді 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за грудень та січень-лютий 2022 року становить:  1,006 × 1,013 × 1,016 = 1,035

Розрахунок ІСЦ за березень становить 104,5%

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися за новим коефіцієнтом 8,2%.

Максимальний розмір індексації буде становити  203,44 грн (2481 × 8,2 : 100)

Приклад 12. Підвищення окладів працівників відбулося в грудні 2021 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за січень-березень 2022 року становить:  1,013 × 1,016 × 1,045 = 1,076

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за січень-березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися вперше за коефіцієнтом 7,6%.

Максимальний розмір індексації буде становити  188,56 грн (2481 × 7,6 : 100)

Приклад 13. Підвищення окладів працівників відбулося в січні 2022 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за лютий-березень 2022 року становить: 1,016 × 1,045 = 1,062

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за лютий-березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися вперше за коефіцієнтом 6,2%.

Максимальний розмір індексації буде становити  153,82 грн (2481 × 6,2 : 100)

Приклад 14. Підвищення окладів працівників відбулося в лютому 2022 р. (базовий місяць) і до травня  2022 року (включно) зарплата не збільшувалася.

Розрахунок ІСЦ за березень 2022 року становить: 1,045

Зверніть увагу: оскільки розмір ІСЦ за березень 2022 року  перевищує поріг індексації (103%), тому у травні 2022 року проведення індексації буде здійснюватися вперше за коефіцієнтом 4,5%.

Максимальний розмір індексації буде становити  111, 65 грн (2481 × 4,5 : 100)

За наступними базовими місяцями у травні 2022 року ще не настав момент нарахування індексації.

Це стосується і тих, хто підвищив оклади працівникам у березні та квітні  2022 року (зі зростанням розміру мінімального посадового окладу). Для таких працівників індексація не буде актуальною принаймні ще 2 місяці.

Про те, як підвищення окладів впливає на обов’язок індексації зарплати, ми писали, наприклад, тут.

Нарахування індексації при відпрацюванні частини місяця через карантин

Не забуваємо! Крім військового стану, в травні в Україні триває і карантин. А, значить, діють і спеціальні правила нарахування індексації!

Під час карантину з метою нарахування індексації слід пам’ятати про прості правила:

  1. Усі виплати, пораховані, виходячи зі середньої зарплати, не індексуються.Це стосується насамперед відпускних і лікарняних.
  2. Відповідно до п. 4 Порядку №1078, якщо особа працює неповний робочий час, сума індексації визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно до відпрацьованого часу.

При цьому під неповним робочим часом у цьому випадку розуміється будь-який випадок, коли працівник з будь-яких причин не виконав встановлену норму робочого часу.

Класичний випадок – це коли працівника за наказом перевели на неповний робочий час. Але ця норма також стосується працівників, які перебували у відпустці, на лікарняному, яким оформлено прогул тощо. Тобто, коли працівник фактично відпрацював тільки частину місяця. Для всіх зазначених випадків індексації підлягає лише та частина зарплати, яка нарахована за фактично відпрацьований час. Але при цьому має застосовуватись специфічна процедура визначення суми такої індексації!

З метою визначення суми індексації в цьому випадку розрахунок проводиться в два етапи. Спочатку рахується загальна сума індексації (виходячи зі суми зарплати, нарахованої за відпрацьований час). А потім визначається фактична сума індексації (пропорційно співвідношенню фактично відпрацьованого часу до норми робочого часу у відповідному місяці).

Про порядок нарахування індексації в цьому випадку дивіться тут. А ще актуальний приклад розрахунку індексації у такому випадку ми наводимо наприкінці статті (див. приклад 6).

  1. Якщо працівник перебував у відпустці цілий місяць або хворів весь місяць, то індексація не нараховується.Оскільки немає зарплати, на яку можна було б нарахувати індексацію (а виплати, пораховані із середньої зарплати, не індексуються). Це стосується і випадка мобілізації працівника або його участі в територіальній обороні – середній заробіток таких працівників не індексується! 
  2. Оплата, яка виплачується працівникам за час простою, не підлягає індексації.

Статтею 2 Закону «Про індексацію грошових доходів населення» визначено, що індексації підлягають грошові доходи громадян, одержані ними в гривнях на території України і які не мають разового характеру. Таким чином, оскільки оплата у разі вимушеного простою не є постійною виплатою, вона не підлягає індексації.

Приклад 15. Індексація при неповному робочому часі.

Працівник працює неповний робочий час (відпрацьовано 88 годин при встановленої на його посаді нормі у травні 2022 року 176 годин). Наприклад, розмір окладу становить 10000 грн і в останній раз підвищення окладу відбулося у травні 2021 року.

Нараховано працівнику зарплати за таких умов буде  більше, ніж 2481 грн, проте індексуємо лише в межах порогу індексації 2481 грн.

Спочатку визначається сума індексації за повний робочий час у травні 2022 року, яка становить 285,32 грн (2481 × 11,5 : 100).

За фактично всі відпрацьовані години травня  2022 року сума індексації становить 142,66 грн (285,32 : 176 х 88).

Прийняття на основне місце роботи переселенця без звільнення з попереднього 

Приймаємо на основне місце роботи переселенця. Підприємство, на якому він працював, знищене окупантом (наказу про звільнення немає, трудової книжки також). На підставі яких документів прийняти працівника? Чи можна прийняти його на основне місце роботи, якщо він не звільнений з попереднього місця роботи?

Частиною 2 ст. 21 КЗпП працівнику надається право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Свого часу, Мінсоцполітики в листі від 02.03.2016 р. № 60/06/186-16 зазначало, що у разі неможливості припинити трудові відносини в порядку, встановленому законодавством про працю, їх припиняють в судовому порядку.

Тобто, працевлаштуватися внутрішньо переміщена особа, яка з тих чи інших причин не змогла звільнитися з попереднього місця роботи, не має трудової книжки і не може виконувати свою основну діяльність через зруйноване підприємство, може тільки за сумісництвом.

Щоб претендувати на основне місце, внутрішньо переміщена особа повинна звільнитися. Для цього працівник  може зв’язатися зі своїм попереднім роботодавцем та обговорити питання звільнення за власним бажанням. Потім написати заяву на звільнення (одразу в заяві можна зазначити адресу, на яку можна надіслати трудову книжку) та надіслати її фото чи сканкопію на месенджер чи електронну пошту. На підставі такої заяви попередній роботодавець видає наказ та оформлює/надсилає трудову книжку.

Якщо в даний час зв’язку з попереднім роботодавцем немає, то зв’язатися можна буде спробувати в післявоєнний час. Ну, а якщо і потім розшукати роботодавця не вдасться, то потрібно буде звертатися до суду.

Але допоки питання про припинення дії трудового договору за попереднім місцем роботи не вирішено, дане підприємство може прийняти цього працівника на роботу виключно за сумісництвом.

Прийняти такого працівника за сумісництвом роботодавець може і на повний робочий день, тобто на 8 годин/п’ять днів на тиждень і навіть більше, і це не буде порушенням. Оскільки сумісництво – виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи за трудовим договором у вільний від основної роботи час у того ж чи іншого роботодавця (п. 1 Положення №43). А працівник, який влаштовується за сумісництвом, наразі, повністю вільний від основної роботи.

Джерело: Київська міська рада профспілок