Компенсація за невикористану відпустку: підстави, нарахування, оподаткування

Компенсації підлягають такі відпустки:

• основна щорічна відпустка;
• додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці;
• додаткова відпустка за особливий характер роботи;
• додаткова соціальна відпустка працівникам, що мають дітей;
• інші додаткові відпустки за зако­нодавством.

Не підлягають компенсації:

• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• додаткова відпустка у зв’язку з навчанням;
• творча відпустка.

Компенсація виплачується за невикористані відпустки лише в разі звільнення працівника.

Щодо чорнобильської відпустки, то, враховуючи роз’яснення Мінпраці України, надані листом від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07, згідно з п. 22 ч.1 ст. 20 та п. 1 ч.1 ст. 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» особам, віднесеним до категорії 1-2 потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, надано право на використання ними чергової відпустки у зручний для них час, а також отримання додаткової відпустки із збереженням заробітної плати строком 14 робочих (16 календарних) днів на рік. Ця відпустка є гарантованою державою пільгою, що надається протягом календарного року. Зазначена відпустка не належить до виду щорічних, визначених п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону, на неї не поширюються норми цього Закону, передбачені для щорічних відпусток, тому грошовій компенсації вона не підлягає.

Заборонено замінювати компенсацією усі види відпусток працівникам віком до 18 років (ч. 5 ст. 24 Закону). Отримати грошову компенсацію за щорічну відпустку вони можуть лише в разі звільнення.

Щодо заміни відпустки компенсацією, то на бажання працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією. Без припинення трудових відносин компенсувати можна тільки частину щорічної відпустки (основної і додаткових), що належить працівникові за відпрацьований робочий рік. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не має бути менш ніж 24 календарних дні. Приклади:

Приклад 1. Тривалість щорічної основної відпустки працівника – 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Додаткової щорічної відпустки немає за відсутністю підстав.

У такій ситуації працівник може отримати компенсацію за невикористану відпустку тільки під час звільнення (лист Мінсоцполітики України від 22.09.2005 р. № 09-430).

Приклад 2. Тривалість щорічної відпустки працівника становить 31 календарний день (24 — щорічна основна відпустка і сім – щорічна додаткова відпустка за ненормований робочий день).

За умови використання працівником за відповідний робочий рік 24 календарних днів відпустки, за сім днів він може отримати компенсацію.

Деяким категоріям працівників законодавством установлено збільшену тривалість щорічної основної відпустки. Приміром працівникам – особам з інвалідністю І і II групи щорічна основна відпустка надається тривалістю 30 календарних днів, а III групи — 26 календарних днів (ч. 7 ст. 6 Закону). Отже, якщо працівник з інвалідністю сумарно за рік використав 24 календарних дні щорічної відпустки, то за невикористані дні відпустки він може одержати компенсацію.

На бажання працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, 24 календарних днів щорічної відпустки за решту днів невикористаної щорічної відпустки за цей самий робочий рік має бути виплачено грошову компенсацію. Для її отримання працівник повинен написати заяву в довільній формі, на підставі якої роботодавцем буде видано відповідний наказ (розпорядження). У наказі про надання 24 календарних днів щорічної відпустки може бути також передбачено виплату грошової компенсації за решту днів цієї відпустки водночас з оплатою наданих днів або відразу після їхнього використання (лист Мінсоцполітики України від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16).

Листом Мінсоцполітики України від 24.12.2013 р. № 152/13/82-13 рекомендовано: для послідовного та точного обліку використання щорічних відпусток доцільно надавати працівникові спочатку невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім – за наступний.

Компенсація невикористаної відпустки в разі переведення працівника на інше підприємство

На бажання працівника компенсація за невикористану відпустку в разі його переведення на інше підприємство може бути перерахована на нове місце роботи (ч. 3 ст. 24 Закону). Такий перерахунок робиться за заявою працівника. Слід зауважити, що перерахувати компенсацію можна лише за щорічні відпустки. Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, належить до іншого виду відпусток – соціальних (ст. 4 Закону). Компенсація за невикористані дні додаткової відпустки безпосередньо працівникові, який має дітей, має бути виплачена нинішнім роботодавцем (лист Мінсоцполітики України від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13).

Компенсація під час звільнення працівника

У разі звільнення працівникові виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні відпусток, до яких належать:

• щорічна основна відпустка;
• щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці;

інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством;

• додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А групи І.

Чинним законодавством не передбачено строку давності, після якого працівник утрачає право на такі відпустки (лист Мінсоцполітики України від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08). Отже, компенсація нараховується незалежно від того, за скільки років відпустки не надавалися. Таким чином, під час проведення остаточного розрахунку в разі звільнення працівникові слід нарахувати та виплатити компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткової відпусток. а також додаткової відпустки на дітей.

Право на одержання компенсації мають як основні працівники, так і сумісники. Виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки потрібно і в разі смерті працівника. Одержувачами компенсації в такому разі будуть спадкоємці померлого працівника (ч. 6 ст. 24 Закону). Виплата має проводитися в порядку, як для нарахованої, але не виплаченої заробітної плати.

Виплата компенсації за невикористані відпустки проводиться в день звільнення. Якщо працівник в цей день не працював, компенсацію слід виплатити не пізніше від наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП). Порушення цих простих правил загрожує роботодавцю штрафом (ст. 265 КЗпП), а його посадовим особам – адміністративним штрафом (ст. 41 КУпАП).

Розрахунок компенсації

Основний документ, яким потрібно керуватися під час розрахунку, – Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100 (далі – Порядок № 100), за яким визначаємо три складові, аналогічно до розрахунку сум за час відпустки, а саме:

• розрахунковий період;
• кількість днів невикористаної відпустки;
• середній заробіток.

Розрахунковим періодом зазвичай є 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації. Працівникові, який пропрацював менш як один рік, середню заробітну плату для розрахунку компенсації обчислюють виходячи з виплат за фактичний час роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація. За загальним правилом (абзац шостий Порядку № 100) з розрахункового періоду вилучають святкові та неробочі дні, а також періоди, упродовж яких працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (відпустки без збереження заробітної плати за ст. 25 і 26 Закону; періоди догляду за дитиною до трьох років, за медичним висновком – до шести та в деяких випадках, передбачених законодавством, – до 16 років). Те саме з часом простою, якщо його оплачено в розмірі, меншому за середній заробіток. Також з розрахункового періоду вилучають робочі дні, не відпрацьовані у зв’язку із запровадженням за ініціативою роботодавця неповного робочого тижня.

Загального нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості днів невикористаної відпустки, немає. Підрахунок невикористаних днів має проводитися окремо за кожним видом відпусток, що підлягають компенсації.

Приклад 3. Щорічна основна відпустка працівника становить 24 календарних дні, робочий рік, за який надається відпустка, починається з 5 травня і закінчується датою звільнення з роботи – 24 червня 2019 р. (останній день роботи). Тобто відпрацьовано 49 календарних днів.

Листом Мінсоцполітики України від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11 наведено такий алгоритм розрахунку тривалості днів щорічної відпустки пропорційно до відпрацьованого часу:

• визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день, без урахування святкових і неробочих днів у цілому за рік (24 к. дн.: (365 – 11) = 0,0678 к. дн.);
• одержаний результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді з 5 травня до 24 червня 2019 р. включно, й отримуємо кількість днів щорічної відпустки (з урахуванням правил заокруглення) – три календарних дні (0,0678 к. дн. х 49 днів = 3,322 = 3 к. д.).

Якщо в розрахунку виходить 0,5 і більше десятих – це число заокруглюють до цілого, тобто до одного календарного дня (лист Мінсоцполітики України від 27.03.2013 р. № 321/13/84-13).

Середній заробіток визначається виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менш як один рік, середню заробітну плату обчислюють виходячи з виплат за фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку. Може статися, що в розрахунковому періоді заробітку не було, наприклад, працівниця звільняється відразу після відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Тоді розрахунок суми компенсації проводять виходячи із тарифної ставки. Виплати, що враховуються для обчислення середнього заробітку, перелічені ст. З Порядку № 100.

Приклад 4. Працівницю було звільнено 22 квітня 2019 р. Відповідно до наказу під час звільнення їй мають виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки за період з 7 грудня 2017 р. до дати звільнення. Не використано щорічну відпустку за відпрацьований період – з 7 грудня 2017 до 6 грудня 2018 р. і частину щорічної відпустки за період з 7 грудня 2018 до 22 квітня 2019 р. Тривалість щорічної основної відпустки, установлена на підприємстві, – 24 календарних дні. Відпрацьовано всі робочі дні протягом усього періоду.

1. Кількість календарних днів за період з 7 грудня 2017 до 21 квітня 2018 р. – 137 к. дн. (25 к. дн. + 31 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 22 к. дн.).
2. Кількість днів за період з 7 грудня 2017 до 21 квітня 2018 р. без урахування святкових і неробочих днів (1 і 7 січня, 8 березня і 8 квітня 2018 р.) – 133 к. дн. (137 к. дн. – 4 к. дн.).
3. Розраховуємо кількість невикористаних днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації:

24 (07.12.2017 р. – 06.12.2018 р.) ++ 24 х [(137 – 4): (365 —11)] (07.12.2018 р. – 21.04.2019 р.) = 24 + 9 = 33 (к. дн.).

4. Середньоденна заробітна плата працівниці за 12 місяців, що передують виплаті компенсації, становить 255,00 грн.
5. Сума компенсації: 255,00 грн х 33 к. дн. = 8415,00 грн.

Оподаткування компенсації за невикористану відпустку

З огляду на пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), компенсація за невикористані дні відпусток належить до фонду додаткової заробітної плати. Відповідно обкладання ПДФО та військовим збором відбувається в загальному порядку – за ставками 18 і 1,5% відповідно. У розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму компенсації за невикористані дні відпустки відображають у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Суми заробітної плати (основна та додаткова), інші компенсаційні виплати є базою для нарахування єдиного соціального внеску. Проте нарахування єдиного внеску на компенсацію за невикористану відпустку має свої особливості. Така компенсація є виплатою за невідпрацьований час. Тому в разі виплати компенсації за невикористану відпустку працівникові, в тому числі такому, що звільняється, під час остаточного розрахунку єдиний внесок нараховується в загальному порядку за тими ставками, що й на заробітну плату – 22 або 8,41%. Якщо працівник звільняється, не відпрацювавши місяць повністю, через що база для нарахування єдиного внеску може бути меншою за мінімальну заробітну плату, донараховувати до мінімального розміру єдиного внеску непотрібно (п. 8 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну України від 20.04.2015 р. № 449, у редакції наказу від 04.05.2018 р. № 469, далі – наказ № 449). У Звіті Д4 в таблиці 6 компенсація за невикористані дні відпустки відображається в загальній сумі заробітної плати.

У разі виплати компенсації за невикористану відпустку вже звільненому працівникові (наприклад, не врахованої під час остаточного розрахунку чи помилково нарахованої в меншій сумі) єдиний внесок не нараховується. Адже така компенсація – це виплата особі, з якою на момент нарахування немає трудових відносин, а також це виплата за невідпрацьований час. Відповідно у Звіті Д4 виплата компенсації за невикористану відпустку після звільнення особи не відображається.

Окремої уваги заслуговує питання оподаткування компенсації за невикористану відпустку в разі звільнення працівника з переведенням на інше підприємство. Як зазначалося вище, суми компенсації за невикористану відпустку з метою оподаткування розглядаються як заробітна плата і входять до складу загального місячного оподатковуваного доходу працівника. Сума такої компенсації підлягає оподаткуванню працедавцем у місяці її нарахування (в цьому випадку – в місяці звільнення з переведенням).

З огляду на роз’яснення, надані ДФС України в базі «ЗІР» щодо ПДФО (підкатегорії 103. 01) та єдиного внеску (підкатегорія 301.06), обов’язок з нарахування та сплати ПДФО, військового збору, єдиного внеску покладається на роботодавця, який нараховує компенсацію за невикористану відпустку. Відповідно саме роботодавець, від якого звільняється працівник з переведенням на інше підприємство, має сплатити ПДФО, військовий збір та єдиний внесок у визначені законодавством терміни та відобразити дохід працівника в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ та Звіті Д4.

*************************************************************************************************************

Щодо права держслужбовця на відпустку

За статтею 57 Закону України «Про державну службу» державним службовцям надається щорічна основна оплачувана відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законом не передбачено більш тривалої відпустки, з виплатою грошової допомоги в розмірі середньомісячної заробітної плати.

Законодавством не передбачено обмежень щодо кількості днів щорічної основної Відпустки для виплати грошової допомоги в розмірі середньомісячної заробітної плати. Статтею 59 цього Закону передбачено, що щорічні відпустки надаються державним службовцям у порядку та на умовах, визначених законодавством про працю. Згідно з ч. 1 ст. 6 Закону України «Про відпустки» (далі – Закон) щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, що відлічується з дня укладення трудового договору. Тобто відправною датою для визначення робочого року, за який надається щорічна відпустка, є дата укладення трудового договору.

Відповідно до ст. 10 Закону право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на такому підприємстві.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.

Згідно зі ст. 12 Закону щорічну основну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна, безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. При цьому ця частина відпустки необов’язково має бути першою її частиною.

Отже, в разі поділу щорічної основної відпустки на частини грошова допомога в розмірі середньомісячної заробітної плати виплачується за заявою працівника один раз на рік під час надання будь-якої з частин щорічної основної відпустки, незалежно від кількості днів такої відпустки.

При цьому під час формування фонду оплати праці на відповідний бюджетний рік для кожного працівника передбачається одна грошова допомога, яка є гарантованою виплатою один раз на рік під час надання щорічної відпустки.

*************************************************************************************************************

Про надання й оформлення щорічних відпусток

Згідно зі статтею 6 Закону України «Про відпустки» (далі – Закон) щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, що відлічується з дня укладення трудового договору.

Порядок надання щорічних відпусток визначений ст. 10 Закону.

Відповідно до зазначеної статті право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на такому підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їхня тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених ч.7 цієї статті.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.

Статтею 24 Закону визначено, зокрема, що в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки.

Щорічна та інші види відпусток, що надаються працівникам відповідно до чинного законодавства, а також звільнення працівників оформлюються наказами (розпорядженнями) за формами П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» та П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» відповідно, затвердженими наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових норм первинної облікової документації зі статистики праці».

************************************************************************************************************

Про звільнення працівника

Про припинення трудового договору з працівником незалежно від підстав власник або уповноважений ним орган повинен оформити відповідний наказ (розпорядження) по підприємству, установі, організації.

У наказі (розпорядженні) про звільнення зазначається прізвище, ім’я, по батькові працівника, його посада, дата та підстава припинення трудового договору відповідно до формулювання законодавства про працю з конкретним посиланням на статтю, пункт закону.

Якщо трудовий договір припиняється з ініціативи працівника за наявності для цього певних поважних причин, то ця причина також зазначається в наказі (розпорядженні).

Трудовий договір припиняється з моменту фактичного припинення роботи працівником, а не з дня видавання власником або уповноваженим ним органом відповідного наказу (розпорядження).

Якщо в останній день роботи працівник був відсутній на робочому місці, то все одно видається наказ (розпорядження) про його звільнення.

Власник або уповноважений ним орган повинен ознайомити працівника з наказом (розпорядженням).

Статтею 47 КЗпП закріплено обов’язок власника або уповноваженого ним органу провести розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку.

Так, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок.

У разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу він зобов’язаний також у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.

Отже, в день звільнення власник або уповноважений ним орган повинен видати працівникові його трудову книжку з унесеним до неї записом про звільнення.

Відповідно до п. 2.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58, зареєстрованим у Мін’юсті України 17.08.93 р. за № 110 (зі змінами, далі – Інструкція), записи в трудовій книжці про звільнення або переведення на іншу роботу мають провадитися відповідно до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення – в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Відповідно до п. 4.1 Інструкції в разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою.

Записи про причини звільнення в трудовій книжці мають провадитися відповідно до формулювання чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство надає певні пільги і переваги, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад, «звільнений за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

У разі припинення трудових відносин запис у трудову книжку працівника проводиться через внесення до неї таких відомостей:

– порядкового номеру запису;

– дати звільнення;

– причини звільнення з обов’язковим зазначенням відповідного пункту статті КЗпП або іншого закону, що передбачає можливість звільнення;

– дати і номера наказу (розпорядження), на підставі якого внесено запис.

У разі затримання видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмової згоди працівника.

Слід зазначити, що відповідно до ст. 49 КЗпП власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на цьому підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

Слід зазначити, що під час звільнення працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то такі суми мають бути виплачені не пізніше від наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові під час звільнення, власник або уповноважений ним орган повинен письмово повідомити працівника перед їхньою виплатою.

У разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум, за відсутності спору про їхній розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку.

*************************************************************************************************************

Постанова Кабінету Міністрів України від 21.08.2019 № 823 “Деякі питання здійснення державного нагляду та контролю за додержавнням законодавства про працю”

Посилання на постанову https://www.kmu.gov.ua/ua/npas/deyaki-pitannya-zdijsnennya-derzhavnogo-naglyadu-ta-kontrolyu-za-doderzhannyam-zakonodavstva-pro-pracyu-s210819

 

*За матеріалами газети “Праця і Зарплата” від 11 вересня 2019 року № 5 (5).