Як правильно оформлювати та надсилати кадрові документи

20.04.2022

Національне агентство України з питань державної служби надало роз’яснення щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку.

✍️Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають можливість працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.
👉Звертаємо увагу, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.
👥У разі, коли і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. В такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливість немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі, це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).
📲Нагадуємо, що ознайомлення державних службовців з виданими щодо них наказами можна здійснювати шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України “Про державну службу”.
👨‍💻Тобто, відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця, або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.
🤝Колеги, ми надзвичайно вдячні вам, що у ці непрості часи ви намагаєтесь у всьому дотримуватись букви закону. Це також героїзм. Це підтвердження вашої професійності та турботи про ваших колег. Вся команда НАДС впевнена у перемозі, збереженні держави та державної служби. Все буде Україна 💛💙